如今的电脑已经无孔不入地渗透到世界的每一个角落，普通大学基本上都已经用上了能保存和检索学员、教员、后勤服务人员及一切与教学有关活动的历史、现实和计划的资料的电脑学籍管理软件，然而据了解，全国仍有多数老年大学未使用电脑进行学籍管理。
究其原因，一是没有认识到使用电脑学籍管理的必要性：学校规模不大、学员不多，暂时还能应付；二是对电脑使用不熟悉：怕使用复杂，平添许多麻烦和差错。三是经费支出有一定困难：怕软件开发费时、费钱、费力，下不了决心。四是对电脑学籍管理的远景没有高瞻远瞩的预见。总的说来，是对电脑使用的利弊心中无数，拿经济学的名词说，就是其投入产出的效益或者性／价比是否值得我们为之努力。
本文以深圳市长青老龄大学（下称我校）在使用电脑学籍管理方面的心得体会为切入口，试图回答以上问题，并对电脑学籍管理在老年大学的使用前景作出展望，以倡导和推动这一新生事物的尽快普及。
老年大学应用电脑学籍管理的必要性
１、人员流动性大：
老年人学习几乎没有功利性成分，更多地偏重兴趣性、娱乐性。加上老人子女往往分布各地，有的老人过着候鸟般的“巡居生活”。反映在学校生活上就是“游学式求学”，随意性大、变化多、流动性大。随时请假、休学，给学籍管理带来很多麻烦。学籍资料的修改、登录，历史资料的保管、查阅、续登都是问题。
以我校为例，每年的学员更新率约１０～２０％。如果采用手工管理，光找出这些资料就让人头疼。错登、重登在所难免。
２、专业班级不稳定：
由于同样的原因，加上入学不需考试，老人在学习专业上的选择自由度很高。他们往往抱着试读的态度，有兴趣就读下去，不适应则下学期随时换班，不合适再又换回来，专业更改率约２０～３０％。有的学员在校多年，学习过十几个专业，有的专业断断续续几进几出。学籍管理中学历的记录、各专业班以及学员个人的毕业时间的计算相应变得复杂。没有电脑学籍管理系统之前，我们只能抱着“不较真”的态度处理，否则要翻箱底还可能找不到依据。
３、历史资料检索和利用：
学籍资料是一个学校的历史积淀，校史的基础，是宝贵的无形资产。我校规模较小，早期仅几十人到几百人，后来发展到在校一千多人，然而在十几年中仍积累了４０００份个人资料，且从未进行过纠错勘误，资料可信度较低。历史资料堆放占地，查阅困难，成了留之无用、弃之可惜的“鸡肋”。
４、社会统计数据需求大而且频繁：
老年大学既是终身教育的一环又是社会福利的重要成分，时时受到各级领导、新闻媒体和社会各方面的关注，而老年大学的生存方式也要求我们尽可能多地向社会宣传报道，以争取社会各方面从道义到经费的支持。在没有电脑的时候，我校或者用一份标准的学校简介对付，或者找一个元老级的工作人员回忆校史，却无法提供量化的统计数据，有许多重要文件和珍贵图片资料深压箱底，需要时查不到，借出后往往丢失，由此而造成的无形损失是不可估量的。
５、人力资源紧张：
面对社会老龄化进程的加快，所有老年大学都会在不同程度上面临学校规模扩大和人员编制固定的矛盾。只有实现电脑管理，提高效率，将管理人员从事务性工作中解放出来，才能实现高效、有序的管理。
老年大学应用电脑学籍管理的可行性
１、硬件成本已经下降到足够低的水平：
电脑学籍管理软件本质上是一种数据库型应用软件。其运行速度要求不高，数据量不大。“奔腾二”以上电脑、１０Ｇ以上硬盘、Ｗｉｎ９８以上操作系统、有ＣＤ－Ｒ／Ｗ光盘刻录机（外置、内置均可），配上针式打印机（老式的ＥＰＳＯＮ１６００Ｋ针式打印机也能满足要求）和显示器就能组成基本的电脑学籍管理系统。这种配置远远低于目前市场供货的最低水平。对于经费困难的学校，政府部门淘汰的电脑就足以应用。
２、软件开发可走“捷径”：
电脑学籍管理系统本质上是人事管理类应用软件，有很多通用人事管理软件都具有部门、项目、界面、检索、报表可编程功能。利用这类软件进行项目重组、界面重建，省时、省力、省钱，且难度不大，一般软件人员即可进行改版操作。
我校在市委组织部信息中心的支持下，利用全国通用组织人事档案管理软件（网络升级Ｖ６０３版）进行改版，取得十分满意的效果。
３、操作界面亲切、直观、易懂、易学：
由于窗口菜单操作界面的成熟，操作电脑已经变成像翻书查目录那样简单的事。一般地说，只要有简单的文字资料输入和编辑基础，经半个小时学习就能上岗。一个办公室只要有一个人粗通电脑，其他同志就能很快跟上来，掌握电脑学籍管理软件的操作。
４、历史资料输入为一次性工作，可以请“外援”。我校的临时“外援”全部来自本单位其他部门的工作人员。
５、日常资料输入并不繁重：
日常资料的输入主要集中在每学期招生时新学员的详细资料输入及老学员的部门变更资料（联系电话、住址等）。根据学校情况可以采用分批招生、分散招生、请临时“外援”等办法。平时的资料补登和更改很少。
老年大学应用电脑学籍管理的优越性
实践证明，电脑学籍管理有以下诸多好处：
１、差错率大大减少；
只要把好输入、校核关，保证输入资料的正确性，电脑的差错率几近于零。
２、检索功能强大，无所不能：
没有一种工作方式像电脑一样以几乎是任意的条件组合进行检索，找出需要的数据、文字、图片、影像等资料并以适当方式输出。
３、逐步实现无纸化办公，提高办公效率：
对于上级、媒体需要的各种统计数据和资料，能轻易地调出并编辑，即时地从网上传递。应用熟练后可以做到“立时得”。
４、制定相关政策的有力工具：
制定政策的依据是在对现有学员结构进行分析的基础上，根据需求增长趋和学校规模制约，建立不同政策下的动态供／求模型与各阶段的静态平衡点。在此基础上，还可以对学校的发展规划做出科学的预测和设计。
５、招生手续电脑化毕其功于一役：
对于一个学校，招生、建班、收费是工作中最繁重、集中、差错率高的一块。
应用电脑学籍管理程序直接介入招生。可望减少招生环节；减少招生人手；方便老人；便于掌握招生政策；便于掌握招生进度，控制各班人数；便于核对选定数据，避免错招、漏招。
６、利用学籍管理软件的表格功能打印彩照学员证，美观实用防伪，有收藏价值。
老年大学应用电脑学籍管理的展望
１、可以过渡到ＩＣ卡或指纹智能管理：
不论哪一种智能管理都可以做到防伪、考勤或统计上课人数供课堂管理和教学调研参考。统计数据及名单能自动存档，便于从统计角度发挥课程设置和教学中的问题。
２、网上招生方便老人：
老人的特点是候鸟型居住，往往在子女住地之间往返迁徙并“住到哪、学到哪”。打长途电话要求预留学位或托人代报名的情况很多。
网上招生是电脑学籍管理软件与互联网的结合。一旦实现网上交费报名，不但造福于这部分老人，而且将极大减轻招生工作的压力。如果做到５０％网上报名，招生工作就将舒缓８０％压力，因为短线（紧俏）课程自然通过网上审查和竞报，老人用不着早起排队等候了。
按现在社会信息化的发展速度，我们完全不必担心互联网的家庭普及率和老人的上网能力对网上报名的阻碍。五年之后，家庭不能上网或无人懂上网的可能已是凤毛麟角了。
３、建立全国老年大学信息交换机制：
校际资料交换方便，有利于老年教育事业的发展。如现在老人的文、墨、影、视既无法在学校有效保存，又无法与外界有效交流。只能通过邮寄一部分校刊进行校际交流。随着电脑功能的加强，一切学习成果都可以保存与管理软件内并做到校内、校际资料共享。一旦实现，老年教育事业必有一个质的飞跃。
４、促进全市、全国老年大学管理软件统一或兼容，实现各级老龄大学校际档案对接：
学员流动可以用电子文档或通过网上传递。老人可以实现异地转学，而档案资料可通过校际网上传递，用不着再辛苦输入。
老年大学协会可以更好地进行宏观指导，并对中央有关部门提供更翔实的资料，为中国老年教育事业争取到更好的生存环境。
本文行将结束之际，作者想起了一位名人的名言：“世界上只有想不到的事情，没有做不到的事情。”
电脑学籍软件在老年教育事业中的应用正是如此。
在电脑学籍软件的应用上，青岛、厦门、南京等老大哥单位在应用上先行一步，其影响力直接给了我们决定性的启发与推动。我们所做的工作更多的是接过他们的火矩，同时也尝试着继往开来。我们希望通过本文鼓励更多的同行加入到电脑学籍管理的园地里来，为中国老年教育事业插上腾飞的翅膀。
（深圳市长青老龄大学教师 吴 哲 戴 群 陈晶晶）
